Quản lý dự án xây lắp, thi công công trình nói chung là một quá trình phức tạp và kéo dài. Do đó việc quản lý dự án sẽ chịu tác động của nhiều yếu tố chi phối. Để đảm bảo một dự án được gọi là quản lý tốt, thành công, tức là dự án đảm bảo được tiến độ đề ra ban đầu và chi phí thi công nằm trong dự toán hoặc chênh lệch không đáng kể cùng với một yêu cầu không thể thiếu đó là chất lượng thi công công trình phải đảm bảo.
Một số bí quyết sau đây sẽ giúp nâng cao chất lượng cho công tác quản lý dự án:
1. Hãy ghi chép lại mọi thứ
Triển khai và thực thi dự án sẽ có rất
nhiều yếu tố phát sinh từ nhỏ cho đến lớn. Việc ghi chép lại nguồn gốc
gây ra yêu tố phát sinh và cách giải quyết các yếu tố này ra sao không
những giúp bạn có thông tin để điều chỉnh trong toàn chu trình của dự
án, có thể chia sẻ thông tin cho các thành viên khác nếu họ chưa kịp
phát hiện ra mà còn là thông tin rất hữu ích phục vụ cho các dự án tiếp
theo của bạn. Việc ghi chép là rất cần thiết nhưng bạn sẽ viết lại những
thông tin đó qua phương tiện nào và lữu trữ vào đâu để tránh thất lạc
thông tin?
2. Quản lý dự án phải bắt buộc đúng deadline và có sự thúc giục về thời gian
Bởi vì mọi dự án đều có sự hạn chế về
thời gian, tiền bạc và những nguồn lực khác. Nhà Quản trị dự án luôn
phải chạy đua với thời gian trong việc đảm bảo tiến độ dự án được thực
hiện liên tục và đúng tiến độ. Do đó, người quản lý dự án phải có công
cụ hỗ trợ để cho tất cả các thành viên trong dự án luôn nắm được tiến
trình dự án và deadline của mình. Công cụ này khi đến thời điểm đã mặc
định có thể cảnh báo, nhắc nhở cho người nhận nhiệm vụ biết để họ không
bị quên thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Việc thường xuyên kiểm tra hiện
trạng dự án, họp hành, nhắc nhở luôn luôn cần thiết.
3. Tăng khả năng làm việc nhóm
Dự án có sự tham gia cộng tác của nhiều
cá nhân để thực hiện một mục tiêu chung nào đó. Muốn dự án thực hiện
trôi chảy, hoàn thành tiến độ thì yêu tố cần thiết là các thành viên
trong nhóm phải xây dựng được cách làm việc nhóm khoa học, hiệu quả,
tương trợ, chia sẻ công việc. Do vậy việc lựa chọn thành viên cho dự án
rất quan trọng. Họ không chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác làm việc
nhóm mà họ cần phải là những người có thể đóng góp những nhận định, và
thông tin có ích cho dự án. Họ phải là những người có chuyên môn trong
lĩnh vực hoạt động của dự án, họ sẽ là người sát cánh cùng bạn và các
thành viên khác để cùng thực hiện một mục tiêu chung nhất là làm sao để
có thể thực hiện dự án một cách thành công nhất. Tuy nhiên, do nhiều cá
nhân cùng hoạt động trong một tập thể, cũng có đôi lúc sẽ xảy ra bất
đồng ý kiến và việc của bạn người quản lý dự án đó là phải phân tích,
tổn hợp ý kiến của cả nhóm để rồi thống nhất mà đạt được kết quả đồng
thuận của các thành viên trong nhóm. Điều này thật sự không hề dễ dàng,
nhất là khi các thành viên của nhóm bị phân bổ về thời gian và địa điểm
công việc hoạt động khác nhau. Việc tụ họp lại để bàn bạc quả là vấn đề
lớn.
4. Các hoạt động của dự án cần phải được lập kế hoạch rõ ràng và kết nối thông tin với nhau
Bạn cần phải lập kế hoạch, phân chia các đầu mục công việc một cách rõ ràng cho từng thành viên tham gia vào nhóm. Phải làm sao để bất kỳ lúc nào bạn cần soi vào dự án để kiềm tra dự án thì đều có được câu trả lời tức thì Phải làm những gì? Ai làm? Bao nhiêu? Khi nào? Làm như thế nào? Hoàn thành hay chưa?,…Một khi bạn đã vạch rõ được công việc/nhiệm vụ và quản lý tốt các thông tin thì bạn sẽ nắm bắt rõ tức thời từng bước đi của dự án một cách nhanh nhất và có thể kiếm soát dự án của mình giúp đi đúng hướng, đúng lịch trình đã đề ra ban đầu. Nếu có bất ký vấn đề phát sinh xảy ra bạn cũng có thể có cách giải quyết kịp thời, hỗ trợ cho các thành viên trong dự án để giảm thiểu tối đa dự án bị trậm trễ có thể xảy ra.
Qua một số nội dung chia sẻ bí quyết trên, chắc hẳn các bạn đều nhận thấy sự cần thiết cần phải có một công cụ hỗ trợ cho công tác quản lý dự án. Nếu không có công cụ hỗ trợ thêm thì với khả năng và tiềm lực có hạn của mình nhà quản lý có giỏi đến đâu, có nhanh nhạy đến đâu cũng không thể đủ thời gian, đầu óc, tay chân để xử lý tất cả các vấn đề được. Khi ấy phần mềm Quản lý dự án chính là một công cụ hỗ trợ đắc lực, giải quyết và giảm tải khối lượng công việc cho bạn đáng kể. Và hơn hết nó sẽ giúp cho bạn có thể quản lý dự án của mình một cách trôi chảy, khoa học, hiệu quả mà không chiếm nhiều thời gian của bạn.
Giải pháp phần mềm Điều hành và Quản lý Thi công công trình – iBom chính là một phần mềm trực tuyến hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản trị dự án, các thành viên tham gia vào dự án có thể giải quyết được những khó khăn có nêu ở trên:
- Dữ liệu trên iBom được đồng bộ và xuyên xuốt các phòng ban.
- Dữ liệu được cập nhật tức thời, một đầu vào cập nhật nhiều chỉ tiêu.
- Theo dõi chính xác doanh thu, sản lượng, tiến độ, chi phí.
- Giao việc, nhận việc trao đổi công việc trên phần mềm
- Lưu vết toàn bộ quá trình xử lý.
- Thông tin đầy đủ, kịp thời.
- Nhắc việc bằng nhiều hình thức.
- Công cụ lập kế hoạch, báo cáo và đánh giá hiệu quả.
Để có thể trải nghiệm thực tế với những lợi ích ưu việt trên, vui lòng ĐĂNG KÝ TƯ VẤN SẢN PHẨM TẠI ĐÂY
Mọi thắc mắc xin phản hồi về địa chỉ: contact@isoftco.com
Tin iBom
